Mejores Prácticas: desde la Lección Aprendida
ARTÍCULO
Las Mejores Prácticas (MEP) que nacen de una lección Lecciones Aprendidas (LAP), son un tema para compartir y conversar con un café, mientras recordamos eventos que nos hicieron mejorar y madurar. Hoy quiero comentarles sobre su registro y aplicación, y el esquema que comparten con las LAP. Pero las MEP sólo se volverán conocimiento en nosotros y nuestro equipo, cuando las revisemos y apliquemos, para descubrir un mundo de oportunidades que el conocimiento siempre brinda.
Como indicamos en un artículo anterior, los objetivos de un Sistemas de Lecciones Aprendidas (SLA) son varios, y cada organización las mantiene según su gestión del conocimiento. Hoy sólo remarcaré aquellos objetivos que lo vinculan a las MEP:
- Registrar la información significativa que ayude al planeamiento y ejecución de proyectos futuros.
- Identificar las mejores prácticas: para dar retroalimentación en las mejoras de los procesos de trabajo, de las innovaciones realizadas, procedimientos creativos y sistemas usados.
- Registrar mejoras sugeridas para los sistemas gestión de proyectos, procedimientos y estándares de ingeniería y construcción, para mejorar el desempeño de futuros proyectos.
¿Qué son, qué incluyen las “Mejores Prácticas” (Best Practices)?
Estas proviene de un grupo de lecciones aprendidas, seleccionada de aquellos temas que son respaldados por el grupo de Proyectos como la forma preferida de realizar algo con la suficiente importancia y aplicabilidad para formar parte de un documento de procesos permanentes (procedimientos, estándares, especificaciones, etc.).
Y ¿Cómo aparece una MEP? En el diagrama de proceso adjunto vemos cómo algunas LAP seleccionadas se transforman en MEP, los procesos resaltados en naranja forman parte de esta práctica de gestión del conocimiento:
Lo que ocurre en esta etapa, es responsabilidad de una PMO o de un proceso corporativo. Comúnmente nombramos un Coordinador de Disciplina (CDI), una persona senior de la especialidad (de las diferentes disciplinas: Civil, Mecánico, Electricista, Electrónico & Control, Control de Proyectos, Procura, etc.), quien es responsable de tamizar los reportes de LAP de los diferentes proyectos de la organización (o PMO) y evaluarlas para su inclusión en su respectiva “Base de Datos de la Disciplina”, usando los criterios siguientes:
- ¿Está relacionado o es de valor para otros Proyectos?
- ¿Está referido a un problema específico con su acción correctiva correspondiente o se refiere a un tema específico con una solución nueva/única o innovadora?
- ¿Es de valor en: mantener y/o mejorar la calidad, en la reducción de costos o desperdicios, o en mejora de cronogramas?
- ¿Es la data/información correcta/exacta?
- ¿Es la acción/recomendación sugerida la apropiada o hay otra aproximación apropiada? Si es apropiado, la modificación la realizará el CDI.
Las LA que cumplan estos criterios serán incluidas en la Base de Datos de la Disciplina, y serán analizadas por el CDI para ver las causas raíz y recomendaciones para la “Mejora Continua”. El CDI notificará a otros grupos disciplinarios/funcionales de la LAP que los afecte. El CDI realiza normalmente una revisión periódica, al menos anualmente, de la base de datos de LA (por disciplina) para identificar las “Mejores Prácticas”. Las LAP recomendadas por los CDI se remitirán a la PMO para su aceptación y formalización como “Mejores Prácticas”.
Conforme las “Mejores Prácticas” aprobadas se incorporen en los Estándares o Guías de cada Disciplina, estas se borran de la base de datos. Es así que la experiencia anterior va incorporándose como conocimiento explícito en la organización que aprende.
Buena pesca 🙂
Autor:
Ing. Ulises Oliveros