Lección Aprendida: su registro y aplicación
Las Lecciones Aprendidas (LAP), son un tema para compartir y conversar largo y tendido. Hoy quiero comentarles sobre su registro y aplicación, y el esquema que tendría un sistema que ayude a compartirlas. Quiero recalcarles que las LAP sólo se volverán conocimiento en nosotros y nuestro equipo, cuando las registremos, leamos, entendamos y apliquemos según el caso, sino serán como esos libros en una biblioteca que esperan pacientemente por ser leidos y descubrir sus mundos y oportunidades.
Los objetivos de un Sistemas de Lecciones Aprendidas (SLA) son varios, y cada organización agrega otros según su know-how. En el caso de proyectos puedo presentarles los siguientes objetivos que buscaría el sistema a implementar:
- Registrar la información significativa que ayude al planeamiento y ejecución de proyectos futuros.
- Proveer una base de datos de las experiencias anteriores que apoyen en la curva de aprendizaje del equipo, en nuevos proyectos.
- Identificar las mejores prácticas: para dar retroalimentación en las mejoras de los procesos de trabajo, de las innovaciones realizadas, procedimientos creativos y sistemas usados.
- Alertar de la recurrencia de problemas significativos, de problemas encontrados y soluciones empleadas.
- Proveer información útil del desempeño de proveedores y contratistas.
- Registrar las técnicas utilizadas para reducir costos en el proyecto.
- Registrar mejoras sugeridas para los sistemas gestión de proyectos, procedimientos y estándares de ingeniería y construcción, para mejorar el desempeño de futuros proyectos.
¿Qué son, qué incluyen las “Lecciones Aprendidas? En el ámbito de la gestión de proyectos entendemos por LAP “todo aquel conocimiento adquirido a través de experiencias, exitosas o no, en el proceso de realización de un proyecto, con el fin de mejorar ejecuciones futuras”. Su registro incluye practicas exitosas, cosas a evitar y tener cuidado, mejoras potenciales basadas en experiencia actual, información tecnológica, conocimiento de proveedores, localidades y requerimientos regulatorios, etc. Las LAP usualmente están referidas a un evento específico, práctica o problema y proveen una rápida retroalimentación a otros que no vivieron la historia, de tal manera que tengan un beneficio temprano de la experiencia. Y cuando son útiles las LAP y maduran con otros proyectos, y pueden valerse por sí solas, entonces las llamamos “Mejores Prácticas”.
¿Qué son “Mejores Prácticas” (Best Practices)? Proviene de un grupo de LAP, de aquellos temas que son respaldados por el grupo de Proyectos como la forma preferida de realizar algo y tiene la suficiente importancia y aplicabilidad para formar parte de un documento de nuestros procesos permanentes (e.g. procedimientos, estándares, especificaciones, etc.).
Y ¿Quiénes registran las LAP? Todos los miembros que estén dentro o fuera (como consultores, proveedores, etc.) de un proyecto, tienen la responsabilidad de identificar y reportar “Lecciones Aprendidas” de acuerdo con un procedimiento que exista. Aquí quiero recalcar que registrar significa hacerlo de forma formal, no como una conversación o historia, porque éstas de las lleva el viento o quedan en anécdotas o leyendas del barrio.
Los gerentes de proyectos, se recomienda sean los responsables de establecer un sistema de LAP en su Proyecto, o en el caso que exista una PMO esta organización es quien propondría una metodología a seguir. Les presento un flujo propuesto del proceso de cómo se manejarían las LAP:
El gerente de proyecto es responsable de revisar las LAP, y asegurar que los datos y reporte de las LAP estén registradas, e incluidas en la información final del Proyecto, y remitidas a su PMO o cliente final. El camino de las LAP hacia las Mejores Prácticas y después analizar si se incorporarán a estándares, procedimientos, guías, etc., es todavía largo y sería motivo de un próximo artículo. Si ustedes mantienen interés en este tema les seguiré comentando.
Buena pesca 🙂
Autor:
Ulises Oliveros Salas