La Oficina de Gestión de Proyectos: una oportunidad
ARTÍCULO
Todo cambio en una organización necesita planearse y ejecutarse con un control adecuado para que no se vuelva caótico, y lograr así alcanzar los objetivos estratégicos del negocio. Es así que las Oficinas de Gestión de Proyectos o PMO (Project Management Office) están tomando mayor relevancia en este mundo cambiante y vertiginoso que nos ha tocado vivir, porque los distintos proyectos que nacen en una organización requieren de apoyo y asesoría en su gestión. Y esta herramienta de gestión es la PMO, que permite asegurar que los proyectos estén alineados con la estrategia del negocio, se ejecuten con recursos capacitados y una metodología estandarizada que mejore en cada actuación. Hoy hablaremos brevemente sobre este tema.
1. Introducción a las PMO.
Una oficina de dirección o gerencia de proyectos (PMO) es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con los proyectos, programas y portafolios y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde funciones de soporte para la dirección de proyectos, hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos (PMI, PMBOK 2017).
Las funciones generales que tiene una PMO dependerán del grado de madurez en el desarrollo de proyectos que tiene una organización, y también de su estructura y cultura. Listo a continuación las funciones más comunes que podemos encontrar en las PMO:
- Alinear los proyectos con los objetivos del negocio para minimizar los riesgos.
- Proporcionar apoyo técnico a los encargados de proyectos.
- Definir los roles y autoridad en los proyectos, programas o portafolio.
- Administrar los recursos disponibles (pool) para una efectiva dirección de proyectos.
- Evaluar la viabilidad económica (ROI, NPV, TIR), técnica, operativa.
- Y otros más.
Dado que una PMO actúa como un órgano de gobierno sobre los proyectos, es importantísimo que posea el respaldo de la alta dirección de la empresa. Según el grado de madurez y el enfoque en la gestión de proyectos de una organización, las funciones y responsabilidades de una PMO irán cambiando, e incrementando el nivel de soporte esta daría en la empresa.
2. Papel clave de apoyo
Es así como una PMO tendrá la oportunidad de jugar un rol importante en conectar los objetivos corporativos, con los proyectos que debe ejecutar la organización para lograr los cambios deseados que la conduzcan al éxito empresarial.
Pero no siempre el camino es sencillo, porque el grado de madurez en gestión de proyectos que tiene una empresa, influye grandemente en cuan efectiva sea una PMO en brindar este apoyo. Pero, así como aporta valor una PMO, también podría ser percibida con potenciales desventajas: puede convertirse o ser vista como un ente burocrático, podría contar con personal de soporte con poca experiencia o no preparado y ser un riesgo, y otros factores más que posiblemente tú has vivido.
También es bueno preguntarnos en parte del camino estamos con una PMO -por mencionar con una metáfora este tema-, somos aún infantes ó adolescentes usando esta herramienta o ya llegamos a la edad adulta para obtener mayor provecho de ella, o ya estamos afilando el hacha en nuestro ciclo de mejora. Existen diversos estándares y metodologías para medir esta madurez, y los más conocidos, que posiblemente ustedes ha oído hablar son:
- OPM3® es la abreviatura en inglés de Organizational Project Management Maturity Model (Modelo de Madurez Organizacional en Gestión de Proyectos), es un estándar desarrollado por el PMI (hoy en 3ra Ed. 2013).
- P3M3® que fue desarrollado por la Oficina de Comercio Gubernamental (OGC) del Reino
Unido (2005), para ayudar a las organizaciones del sector público a mejorar su eficiencia en sus programas y proyectos. Ahora es propiedad de Axelos, una empresa conjunta entre el gobierno del Reino Unido y Capital desde el 2014.
3. ¿Hacia dónde vamos?
Esta es la pregunta que responderemos cuando sepamos donde nos encontramos, parece una frase de Cantinflas ¿No?
Me hace recordar este cuento, muchas veces narrado: “Un caminante llegó a una bifurcación del camino, entonces preguntó a un aldeano -¿a dónde conducen ambas rutas? Y el aldeano respondió: – ¿A dónde quieres ir? El caminante respondió – No lo sé. Él aldeano rió y dijo: – Entonces cualquier camino es igual”.
Es por este motivo que los modelos de madurez organizacional en gestión de proyectos son útiles porque nos dan un norte, y apoyan en definir que ruta tomar para mejorar nuestra actuación en esta gestión, sabiendo de donde partimos en este cambio. Las PMO son una oportunidad en este mundo que trae nuevos retos, y tendremos en la implementación de proyectos la mejor forma de afrontarlos, y si quien estará en la banca para apoyarnos y aconsejarnos es la PMO adecuada, podremos ganar el partido.
Saludos y buena pesca 🙂
Autor:
Ing. Ulises Oliveros
Curso de Implementación de una oficina de PMO
Actualmente las organizaciones alrededor del mundo están cada vez más “proyectizadas”
y se está asignando a las PMO mayores responsabilidad de apoyo en el desarrollo de los proyectos. El presente Curso introductorio propone mostrar los conceptos fundamentales y beneficios en la gestión de proyectos con el soporte de una PMO y ventajas de su implementación.
Una Oficina de Gestión de Proyectos (Project Management Office –PMO), tiene como uno de sus objetivos trabajar en la estandarización y gestión de recursos de diferentes proyectos dentro de las organizaciones. La PMO es una fuente de soporte a la ejecución de proyectos y provee de métricas y estándares alineados entre diferentes proyectos. La administración de una PMO es algo netamente operacional (muy distinto a todo el concepto de Gestión de Proyectos que tiene un inicio y un final) por lo cual lo que busca es la mejora continua, estos temas los trataremos en este curso.